Định nghĩa và cách hoạt động của chu trình PDCA
PDCA là một công cụ được coi là bí quyết phát triển thần kỳ của các doanh nghiệp Nhật Bản, công cụ này là một trong những phương pháp nổi tiếng và được sử dụng nhiều trong việc phát triển kế hoạch, chiến lược sao cho hiệu quả.
Trong bài viết này mình sẽ giới thiệu tới các bạn công cụ PDCA, công cụ này được sử dụng rất nhiều, không những trong công việc mà còn được áp dụng với các vấn đề trong cuộc sống hằng ngày. Đôi khi bạn đang thực hiện các giai đoạn của chu trình PDCA mà chính bạn cũng không biết.
Chu trình PDCA là gì?
PDCA còn được gọi là PDCA Cycle, vòng tròn chất lượng hoặc vòng tròn DEMING. Chu trình PDCA gồm bốn bước: Plan – Do – Check – Act (lập kế hoạch, thực hiện kế hoạch, kiểm tra kết quả, điều chỉnh phù hợp), công cụ này được đánh giá là một phương pháp giải quyết vấn đề hiệu quả, cải tiến liên tục, không bao giờ ngừng nghỉ trong quá trình quản lý chất lượng.
Cách thức hoạt động chuẩn của chu trình PDCA
Để đạt hiệu quả tối đa khi sử dụng chu trình PDCA, chúng ta phải nắm được chi tiết cách thức hoạt động nếu muốn vận hành trong công việc của mình. Các bạn hãy xem những cách thức hoạt động chuẩn của sơ đồ chu trình PDCA dưới đây.
Bước 1: Lập kế hoạch (Plan)
Lập kế hoạch là giai đoạn đầu tiên và cũng là giai đoạn quan trọng nhất. Bạn cần hoạch định chính xác, đầy đủ các việc cần làm. Các hoạt động tiếp theo, chu trình PDCA sẽ định hướng rõ ràng
Việc lên kế hoạch đầy đủ chính xác sẽ góp phần giúp quá trình giảm thiểu việc phải điều chỉnh hoặc gặp phải sự cố ngoài ý muốn; mọi việc sẽ nằm trong tầm kiểm soát. Bước lập kế hoạch gồm có mục tiêu, phương tiện, nguồn lực, biện pháp rồi mới đến phương thức và chi tiết hành động.
Bước 2: Thực hiện kế hoạch (Do)
Thực hiện kế hoạch sẽ triển khai công việc được đưa ra từ giai đoạn đầu. Chúng ta sẽ thực hiện kế hoạch, xây dựng chính sách thông qua các hoạt động, phương tiện, công cụ nhằm đảm bảo chất lượng công việc đi theo đúng kế hoạch đã đề ra.
Bước 3: Kiểm tra, đánh giá kế hoạch (Check)
Kiểm tra, đánh giá là giai đoạn nhằm đảm bảo các mục tiêu, kế hoạch được thực hiện theo đúng tiến độ và kế hoạch đã đề ra. Mỗi khi thực hiện nhiệm vụ mới, chúng ta cần tiến hành những công việc kiểm tra, kiểm soát chất lượng, theo dõi, thu thập và phát hiện những sai sót để kịp thời ngăn chặn, điều chỉnh.
Bước 4: Hành động để cải tiến (Act)
Giai đoạn cuối cùng: Hành động để cải tiến – nhằm khắc phục thiếu sót còn tồn tại và đồng bộ những tiêu chuẩn chất lượng công việc được đề ra. Các hoạt động nhắm tới nhiều hơn về kết quả cuối cùng và yêu cầu đề ra để đáp ứng cho công việc.
Ví dụ về chu trình PDCA
Để hiểu hơn về khái niệm chu trình PDCA, cách áp dụng của chu trình này như thế nào trong công việc, cuộc sống, bạn có thể tham khảo qua ví dụ đơn giản dưới đây:
Bạn đi làm vào buổi sáng, thật không may chiếc xe máy không khởi động được, không có quán sửa chữa gần nhà và bạn sẽ bị trễ giờ đi làm, bạn sẽ:
- Plan: Đánh giá, liệt kê lỗi hư hỏng trên xe máy cần giải quyết, lỗi này cần những dụng cụ nào, những công cụ đang sẵn có, giải pháp để khắc phục sự cố với nguồn lực và công cụ hiện tại, phương án nếu không thể sửa chữa ngay được,…
- Do: Triển khai những kế hoạch đã vạch ra và xem xét những lần đã gặp sự cố về xe trước đó để rút kinh nghiệm
- Check: Đánh giá việc sửa chữa, các lỗi sửa chữa đã OK hay chưa, việc xử lý vấn đề đã được khắc phục hoàn toàn hay tạm thời, các vấn đề trễ giờ làm do hỏng xe…
- Act: Đánh giá các kết quả đạt được của việc triển khai và tiến hành rút kinh nghiệm, cải thiện tránh lặp lại, ngăn ngừa lặp lại cho các lần tới.
Lợi ích của chu trình PDCA
- Chu trình PDCA giúp hệ thống cải tiến liên tục chính xác vì chu trình hoạt động theo chu kỳ. Mỗi phần trong dự án sẽ trải qua một giai đoạn nhiều lần, đảm bảo các lỗi được sửa chữa sau mỗi lần, và thích ứng theo tình hình thực tế của công việc.
- Quản lý, kích thích các thay đổi đột phá, đồng thời còn cải thiện chất lượng và hiệu suất tối đa.
- Quản lý chất lượng, cho phép phân tích, đo lường các yêu cầu và chỉ số trong công việc để có những động thái phù hợp.
- Quản lý hiệu suất tích hợp cải thiện năng suất liên tục
- Linh hoạt, nhanh nhẹn, thúc đẩy chu kỳ làm việc, tăng hiệu suất làm việc.
Nói tóm lại, chu trình PDCA có thể coi là mô hình cải thiện hiệu suất làm việc cực kỳ hiệu quả, mang tính ổn định và có tổ chức với các giai đoạn Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Hành động. Hy vọng bạn đọc đã nắm được những thông tin cơ bản về PDCA là gì, từ đó có thể tự xây dựng mô hình PDCA, áp dụng mô hình này để kiểm soát và cải thiện quá trình làm việc, chinh phục các mục tiêu đã đề ra từ trước.
Xem thêm
https://gavocsach.com/cac-phim-tat-trong-excel-can-biet-de-lam-viec-nhanh/
